Nustokite tvarkyti savo el. Laiškus pagal temą ir pradėkite galvoti apie juos pagal terminus.
Daugelį metų mano požiūris į el. Paštą buvo tarsi hidros nužudymas. Už kiekvieną ištrintą el. Laišką mano gautuosiuose atsidūrė dar du.
Aš žinojau, kad dalis problemos buvo mano darbo pobūdis. Mano komanda yra tarp dviejų pagrindinių mano įmonės organizacijų, todėl bendradarbiavimas yra labai svarbus, nors ir neefektyvus praktikoje. Taigi aš ne tik susitaikiau su šia netvarka, bet ir iš tikrųjų dalyvavau leisdamas jai pablogėti. Aš viską išsaugojau. Maniau, kad daugumai tiesiogiai man adresuotų pranešimų reikia atsakyti. Aš buvau neteisus.
808 dvasinė prasmė
Žvelgdamas atgal, neturėjau disciplinos ir įžvalgumo, kad galėčiau iš tikrųjų valdyti savo el. Pašto įpročius. Dabar naudojama sistema nėra mano išradimo produktas. Mano geriausias draugas dirba didelėje konsultacinėje įmonėje, ir aš buvau dėkingas, kai jis parengė apytikslę strategiją, kuria savo įmone dalijasi su konsultantais, kad padėtų jiems tvarkyti savo nepaklusnius gautuosius. Ši technika turi tokį grožį ir paprastumą, kokio tikitės iš įmonės, apmokestinančios septynis skaičius už sužadėtuves, ir ji pagrįsta aplankų sistema, kurią galite suskaičiuoti viena vertus.
Atsisakykite temų dėl terminų
Didžiausia klaida, mano patirtimi, yra kurti aplankus pagal temas. Laiškai, kaip ir susitikimai, retai lieka kelyje.
Mano naujai supaprastintoje, neapkrautoje pašto dėžutėje yra penki aplankai.
Kur pateikti svarbų atnaujinimą, apimantį du nesusijusius projektus? Ką daryti su tuo pačiu el. Laišku, jei į jį reikia atsakyti?
Antra klaida, kurią mačiau ir padariau asmeniškai, yra bandymas naudoti gautuosius kaip darbų sąrašą. Tiesiog darbo dieną nepakanka valandų atsakyti į ten susikaupusius el. Laikui bėgant, tiksliai nes Laiško, į kurį turėjau atsakyti, vis labiau stumdosi žemyn ir galiausiai buvo pamiršti.
Sistemai, kuri išgelbėjo mano protą, reikia tik penkių aplankų:
apatiniai su kišenėmis kamuoliams
- Pašto dėžutę: pašto dėžutė yra laikymo rašiklis. Laiškai neturėtų likti čia ilgiau, nei užtrunka juos įrašyti į kitą aplanką. Šios taisyklės išimtis yra atsakymas iš karto ir laukia nedelsiant atsakymas.
- Šiandien: Viskas, kas šiandien reikalauja atsako.
- Šią savaitę: Viskas, kas reikalauja atsakymo iki savaitės pabaigos.
- Šį mėnesį/ketvirtį: -Viskas, kam reikia ilgesnio atsako. Priklausomai nuo jūsų vaidmens, daugeliui jums reikia mėnesio aplanko. Kiti gali veikti kas ketvirtį.
- FYI: Dauguma gautų prekių yra informacinės. Jei manysiu, kad gali tekti dar kartą nurodyti el. Laišką, išsaugosiu jį šiame aplanke.
Nepasigailėti
El. Paštas greitai taps jūsų šeimininku, jei neprisiimsite atsakomybės. Taigi, kai priimate šią sistemą, turite jos negailestingai laikytis - nėra pusės priemonių. Esame linkę labiau atsipalaiduoti dėl naujai priimtų įpročių, nes jų naujumas nutrūksta. Bet iš tikrųjų laikui bėgant aš vis geriau laikiausi savo penkių aplankų taisyklės. Aš negailestingai ištrinu el. Laiškus, kuriems nereikia mano dėmesio. Štai penki patarimai, kurie daro sistemą efektyvesnę.
Nepainiokite savo nuomonės su vadovybe ar padidinkite el. Laiškų apimtį su sunkesnėmis darbo pareigomis.Pirma, aš laikau faktinį darbų sąrašą. Kartais į tą sąrašą įtraukiu elementus, atsižvelgdamas į el. Laiško turinį nepadarė reikalauti atsakymo. Pvz., Jei el. Laiško gija nuspręs, kad turime suplanuoti susitikimą, aš parašysiu užrašą, kad paruoščiau savo viršininkui tam tikrą informaciją iš tų el. Laiškų, bet juos ištrinsiu, kai baigsiu tą parengiamąją sesiją.
Antra, neperdėkite savo svarbos. Per daug žmonių nori pasisakyti per daug dalykų. Mes visi turime lyderystės siekių - ir tai apskritai yra geras dalykas. Vienas iš būdų padidinti savo įtaką iš tikrųjų yra prisiimti daugiau atsakomybės. Tačiau nepainiokite savo nuomonės su vadovybe arba padidinkite el. Laiškų apimtį su sunkesnėmis darbo pareigomis. Jei jums nereikia atsakyti, įdėkite jį į FYI aplanką arba ištrinkite - tai vienas ar kitas. Ir jei liksite cc, gausite naujausią temą, kai visi atsakys, todėl nereikia jaudintis.
ar darbdavys gali sekti mano asmeninį telefoną
Trečia, neperdėkite kitų svarbos. Daug žmonių nori atsakymai šiandien. Aš esu vienas iš jų. Bet aš išmokau, kad ne visada reikia arba nusipelno atsakymas šiandien. Tai ypač pasakytina, jei turite įsipareigojimų, kurie tiesiogiai veikia klientus ar jūsų įmonės finansinę būklę. Nedėkite į šiandien aplanką el. Laiškų, kurie ten nepriklauso; jei jis yra aplanke Šiandien turėti tą dieną atsakyti, be išimčių.
Mano taisyklė paprasta: jei mano žmona paprašė manęs grįžti namo anksčiau ir aš norėčiau palikti el. Laiškus aplanke „Šiandien“, tai nereiškia, kad grįžęs namo turiu juos perskaityti - tai reiškia, kad tie el. tame aplanke, kad pradėtumėte. Aš stengiuosi apriboti šiandienos el. Laiškus iki pranešimų, kuriuose dalyvauja klientai, mano viršininkas ir skubūs projektai.
Jei jūsų darbas grindžiamas projektu, galite sukurti šią penkių aplankų sistemą kiekvienam projektui.Ketvirta, vienu metu galite dirbti iš kelių aplankų. Dėl akivaizdžių priežasčių pasistenkite, kad aplankas „Today“ būtų mažas. Jei jis tuščias ir turite laiko spręsti ilgesnio laikotarpio el. Laiškus, pasinerkite į aplanką Ši savaitė. Paprastai penktadienio rytą praleidžiu rašydamas šios savaitės el. Jei neturiu visos man reikalingos informacijos, galiu pradėti savo atsakymą, bet išsaugoti jį kaip juodraštį ir nenustoti siųsti, kol būsiu visiškai atskirtas.
johnson ir johnson vakcinos DNR
Galiausiai, jei jūsų darbas grindžiamas projektu, galite sukurti šią penkių aplankų sistemą kiekvienam projektui. Vienu metu gali būti vykdomi du ar trys projektai ir dėl to techniškai baigsite 10–15 aplankų, tačiau sistema vis tiek išlieka. Kai projektas bus baigtas, archyvuokite visą struktūrą.
Kaip ir kiekvienas naujas darbo įprotis, ypač susijęs su asmenine organizacija, šis iš pradžių gali atrodyti nenatūralus. Radau, kad reikia šiek tiek priprasti. Netrukus po to, kai perėjau prie šio metodo, aš vis dar patyriau stresą, nes jaučiau, kad man kažko trūksta. Tačiau iš tikrųjų viskas buvo baigta, ir aš pamažu pradėjau tai matyti. Paaiškėjo, kad aš pripratau jausti elektroninio pašto naštą ir painioju jį su produktyvumu. Apsiginklavę tik penkiais aplankais, tos dienos baigėsi.
Zachas Hanlonas yra rinkodaros ir pardavimų ekspertas, dirbęs su IBM, „Oracle“ ir kitomis įmonėmis, siekdamas pagerinti savo elektroninės prekybos ir klientų patirties operacijas. Sekite jį „Twitter“ adresu @zshanlonas .
